提前告知客戶放假通知
盡管距離春節還有接近2周時間,但工廠出貨日期,貨代放假日期及客戶的采購計劃,我們都需要提前告知,讓客戶清楚,提前做好準備??蛻魞H僅只知道春節,但不知道我們具體的放假時間,而且有一些新客戶,對中國節假日并不清楚,所以,我們有必要提前與客戶溝通,告知相關情況,給客戶留下一個好印象。
具體需要怎么做呢
1.給客戶發郵件通知
一般來說,我們發電子郵件給我們合作過的客戶,我們只需要通知公司假期的時間就可以,而不需要太多寒暄的話。
特別要注意的是對于正在跟進的客戶:
A、要在放假前告知客戶合作進度,讓客戶有個心理準備;
B、告知客戶緊急聯系方式,如遇節假日緊急情況,可隨時聯系;
C、事先準備好一些跟進的資料,假期間或許可以派上用場。
參考郵件01:
Dear XXX,
Please note we will begin our holiday for Chinese New Year from 日期 to 日期. We suggest you place orders in advance, and we could arrange pre-production process accordingly.
Kindly contact our sales rep for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
Best regards,
XXX
參考郵件02:
Dear xxx
Hope you are fine.
I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year).
However, I will check my E-mail time by time. If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 電話號碼 or send E-mail to me at 郵箱地址 and we will go back to you asap...
Thank you!
Wish a happy and prosperous new year .
Best regards,
xxx
2.設置自動回復
有些新客戶可能對中國假期不了解,會給你發送詢盤或其他郵件,所以外貿專員郵箱必須設置回復。
參考郵件:
Hi,
Hope you are doing fine!
Please noted we will begin our holiday for Chinese New Year from from 日期 to 日期.
Kinldy contact me for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!
For urgently, please call me at: 0086-150 **** **** or by WhatsApp:**** ****
Nice time.
3.做好年前收尾工作
工作盡快結束,不能完成的要做好記錄。這么長的假期,如果沒有記錄,你就不會記得你當時做了什么,從而失去了你所有的努力!
在長假到來之前,要和自己的客戶一起跟進,告知公司和貨代的節日情況,以便客戶可以提前做出決定,避免假期對他的業務造成影響。
4.社交賬號維護
假期內我們可以社交平臺發一些自己過春節的照片動態。很多海外客戶還是樂于了解的,畢竟他們要跟中國人打交道,也需要了解中國的一些情況,更主要的是加深你在客戶心里的印象。
?特別要注意的是:
1.正在跟進的客戶,要在放假前告知客戶的合作進度,讓客戶有個心理準備;
2.告訴客戶應急的聯系方式,如果假期有突發情況,可以隨時聯系上;
3.事先準備好一些跟進的資料,假期間或許可以派上用場,不要因為過節而錯失了大客戶;
4.要是跟進的單子涉及第三方,比如工廠生產方、海關、運輸等方面的,最好跟進實際情況后再說明一下。 [收起]
? 外貿催款要“鉆”
要有窮追不舍的精神。我從實踐中摸索出了對債務人(業務當事人、主管負責人、財務負責人)實行“三緊跟”的戰略,即緊跟在辦公室里,緊跟在吃飯上廁所的后面,緊跟在下班回家的途中。雖說有些過份,不得已而為之啊!滴水石穿,繩鋸木斷,有時確也起到了“功夫不負有心人”的作用。
? 外貿催款要“柔”
從道義上講,欠別人的款,心有歉意,理應對債權人禮賓相待。但不少欠債單位,有的對你板著老臉,有的對你不屑一顧,有的甚至不讓你進門!收債人此時就得屈尊就下,用兵之計,攻心為上,說盡人間好話暖語,賠上一個真誠的笑臉,對那“三種人”實施“情感投資”,精誠所至,為爭金所開。
? 外貿催款要“韌”
清收欠款是一項長期艱苦的業務,tao債人要有一種堅韌不拔的毅力,哪怕別人無理地把你象打發乞兒一般,也須忍辱負重,堅守陣地。臨陣逃脫,則會前功盡棄??匆娏艘唤z曙光,決不放過機會,同時要學會訴苦,不能同情對方,相反要讓對方同情。
? 外貿催款要直接
催款不是什么見不得人的事,也沒有什么妙語,最有效的方式就是有話直說,千萬別說對不起,或繞彎子。
? 要知根知底
在采取行動前,先弄清造成拖欠的原因。是疏忽,還是對產品不滿,是資金緊張,還是故意,應針對不同的情況采取不同的收帳策略。
? 找初始聯系人
千萬別讓客戶互相推諉牽著鼻子走。
? 避免行為過激
不要做出過激的行為。催款時受了氣,再想辦法出出氣,甚至做出過激的行為,此法不可取。臉皮一旦撕破,客戶可能就此賴下去,收款將會越來越難。
? 不怕因催款而失去客戶
到期付款,理所當然。害怕催款引起客戶不快,或失去客戶,只會使客戶得寸進尺,助長這種不良的習慣。其實,只要技巧運用得當,完全可以將收款作為與客戶溝通的機會。當然,如果客戶堅持不付款,失去該客戶又有大不了的
? 外貿催款要當機立斷
及時中止供貨,特別是針對客戶“不供貨就不再付款”的威脅;否則只會越陷越深。
? 收款時間至關重要
堅持“定期收款”的原則,時間拖得越久,貨款越難收回。國外專門負責收款的機構的研究表明,收款的難易程度取決于帳齡而不是帳款金額,2年以上的欠帳只有20%能夠收回,而2年以內的欠帳80%能夠收回。
避免欠款技巧
? 要全額付款
收不到款最大的失策之一是要求先付一部分款。經驗證明,應該要求全額付款,雖說拿到一點總比一點沒拿到好,卻不如收回更多。
? 收款也有競爭性
只要客戶還在營業,他總得向供貨商付款。如果你沒有收到錢,那他肯定給了別人。獲得優先付款機會的供應商通常是與客戶保持長期良好業務關系和個人關系的企業,因為誰都不愿意跟朋友鬧翻臉。
催款函模板
丨好的催款函開頭是成功的一半(開場語)
① Again we call your attention to your payment due April 30.
② We again call your attention to the following invoices which, according to our records, are still unpaid well beyond our normal terms:
③ Once again, we ask for your cooperation in paying your account which is now more than two months past due.
丨沒有催款理由也要創造理由(找借口)
① Would you please let us have an explanation of why the invoice is still outstanding?
② Please let us know why the balance has not been cleared.
③ We would like to know if there is a reason for your delay in paying your long overdue account.
丨“笑里藏刀”的催款函(禮貌地催款)
① I am sure it is not your intention to ignore past due notices at the expense of your credit standing.
② I am sure you are not intentionally trying to make our work difficult, but that's what it amounts to. [收起]
船公司甩貨的原因可能是:
1.海運旺季貨量大,船公司追求利潤最大化,為防止有貨主退載,確保充分利用艙位,先承接較多貨物。如臨開船時所接貨物仍超過滿載量,即所謂的“爆艙”。此時船公司便拒絕承運一些利潤較低、關系一般的貨物。將貨物延遲一周甚至更久,等待下一班集裝箱船來運輸。
2.船公司臨時調整船舶配載,將重貨甩柜。
3.船舶航線調整,不掛靠本來預計??康母劭?。
4.貨代或發貨人原因(貨物晚進場,晚報關,被查驗后趕不上船,船東認為貨物有問題不承接等)
被船公司甩貨怎么辦?
1.如果船公司自身的原因,它會通知你順延到下一水船,等待下一航次上船(正常做法)
2.如果交期急迫,就需要通知船公司退載,換船公司換船(不推薦,需要重新出場掏柜裝柜報關等,產生大量費用)
3.如果是提前預知的甩柜,可以要求船公司相應負責的銷售幫忙申請艙位,船公司會依據你走貨量,合同價格的高低看你平時對船公司的貢獻率,進而再次確定艙位。
4 .如果確定這一水船走不掉了,聯系相關貨代或船公司負責人確認下一航次順利上船,拒絕二次甩貨。
如何防止被船公司甩貨?
1.摸清航線規律,提前估算旺季時期,在接單的時候注意甄選或適時提醒客戶;
2.摸清船公司的放艙規律,譬如爆艙時會優先輕貨,合同價格高的貨;
3.挑選實力較強與船公司關系好的貨代
4.合理安排貨物,提早進場報關,不要等到最后趕時間,萬一截關提前趕不上船就是自己的原因了;
5.貨物信息詳細告之貨代,以免因為信息不詳,臨時被通知拒絕接此類物品;
6.怕甩柜的貨物盡量走直航船,防止在中轉港被甩柜;
7.旺季,合同價格偏低走貨量少的容易被甩,權衡利弊,選擇按價高的合同來走貨避免被甩;
8.如果是中轉船,注意跟蹤船公司貨物,及時發現中轉港是否滯留;
甩柜的費用問題
甩柜后,會有不菲的一筆費用需要交,光是箱使費和滯港費就是一筆不小的開支。
但是如果是船公司的原因,我們可以要求減免相關費用。
船公司甩貨時,如何向收貨人解釋,即甩柜英語怎么說
The container delay tovsl/voy/date
The vsl/voy overload,and ourcargo had to be transferred to the next voyage
We are very sorry to letyou know that our container(goods) didn't onboard on time by the shipmentcompany.
The shipping companyinformed me the confirmed sailing date of our container is postponed to XX
The carrier dropped thecontainer XXX. [收起]